CRM для организатора свадеб и мероприятий

Что обычно болит в нише «Свадебное агентство, организатор мероприятий»

• Клиент оставил заявку, но дата события, площадка и число гостей не закреплены в общей карточке.
• Предложение отправлено, однако нет задачи проверить договор и предоплату до начала подготовки.
• Пожелания клиента к свадьбе или корпоративу передаются в переписке, а исполнитель работает с устаревшими условиями.
• Организация свадьбы, координация, частный праздник и подбор подрядчиков смешиваются, поэтому неясен фактический состав услуги.
• Оплата подрядчиков, аренда площадки, транспорт, полиграфия, реквизит и образцы материалов учитываются в разных местах.
• В день мероприятия не видно общей очереди задач, ответственных и статуса подготовки.
• Событие проведено, но финальный расчёт с клиентом остаётся без срока следующего контакта.
• От CRM ожидают автоматическое составление сценария, поиск и оценку подрядчиков, проверку их доступности, бронирование площадки, календарь ресурсов, GPS-контроль и автоматическое распределение задач, хотя такие функции не заявлены.

Как 13x66 CRM это закрывает

Воронка «Мероприятия» ведёт услугу через статусы «Заявка», «Предложение отправлено», «Договор и предоплата», «Подготовка», «Мероприятие сегодня», «Проведено, рассчитались» и «Отказ клиента». Сотрудник вручную меняет стадию по факту. В общей очереди видно, какие события ждут решение клиента, договор, предоплату, подготовку, координацию в день мероприятия или итоговый расчёт.

В карточке есть дата мероприятия, место проведения, количество гостей и бюджет клиента. Рядом сохраняются клиент, услуги, задачи, документы, расчёты и оплаты. После первой встречи организатор создаёт задачу на предложение, после согласования — на договор и предоплату, перед событием — на подтверждение подрядчиков и реквизита, а после проведения — на расчёт и итоговый контакт. Это помогает передать работу внутри команды без повторного сбора исходных данных.

В готовой конфигурации предусмотрены виды услуги «Свадьба», «Корпоратив» и «Частный праздник». Статьи выручки разделяют организацию свадьбы под ключ, координацию свадьбы, организацию частного мероприятия, подбор подрядчиков, разработку концепции мероприятия и координацию в день мероприятия. Компания отражает фактически оказанную работу и свои договорённости. CRM не генерирует концепцию или сценарий, не принимает творческие решения и не выбирает подрядчика вместо организатора.

В связанных операциях предусмотрены оплата подрядчиков по мероприятию, аренда площадки по поручению клиента, транспорт для команды и реквизита, печать полиграфии и табличек, закупка мелкого реквизита, пробные образцы декора и материалов. Их можно вести рядом с рабочей записью, чтобы не собирать контекст из отдельных таблиц. Система не оплачивает подрядчиков автоматически, не бронирует площадку, не управляет договорами третьих лиц и не рассчитывает бюджет вместо команды — фактические условия и действия вносит компания.

Задачи позволяют разделить подготовку между организатором и участниками: согласовать площадку, запросить подтверждение у подрядчика, подготовить полиграфию, проверить реквизит, назначить координацию или закрыть расчёт. У задач есть ответственный, срок, приоритет и фактический статус. Роль организатора видит связанные записи своей работы, товары, услуги, задачи, документы и оплаты в пределах доступов. Перед запуском компания согласует, какие задачи, документы, статусы и права нужны команде.

Источники обращений включают свадебные площадки, фотографов и видеографов, ведущих и артистов, свадебные салоны, рекомендации клиентов и соцсети с примерами мероприятий. Отметка фиксирует фактический первый канал обращения, чтобы разбирать поток заявок. Она не является интеграцией с площадками, соцсетями, рекламными кабинетами, артистами, сервисами бронирования или внешними базами подрядчиков.

Документы и расчёты остаются связанными с мероприятием в зависимости от страны и процесса агентства. SMS подключаются при релизе для согласованных уведомлений; текст, повод и ответственного определяет сама команда. 13x66 CRM не заявляет онлайн-бронирование, общий календарь доступности площадок и подрядчиков, автоматическое составление тайминга, маршрут для команды, GPS-трекинг, массовое управление приглашениями, продажу билетов, онлайн-оплату или интеграции с билетными, площадочными и подрядными системами.

Что внутри готовой настройки

Всё перечисленное появляется в системе сразу при регистрации — это тот же пакет, по которому разворачивается фирма.

Экраны системы

Очередь мероприятий: заявка, предложение, договор и предоплата, подготовка, день события, расчёт и результат.

Карточка свадьбы, корпоратива или частного праздника с датой, площадкой, числом гостей, бюджетом, задачами и документами.

Виды услуг: организация свадьбы, координация, частное мероприятие, подбор подрядчиков, концепция и работа в день события.

Задачи на предложение, договор, предоплату, подтверждение подрядчиков, реквизит, координацию и финальный расчёт.

Связанные операции по подрядчикам, аренде площадки, транспорту, печати, реквизиту и пробным материалам.

Источники заявок от площадок, фотографов, ведущих, свадебных салонов, рекомендаций и соцсетей.

Вопросы и ответы

Другие ниши направления «Event, свадьбы, досуг»

Статьи справки по теме

Тарифы

Состав подключения зависит от процесса организации мероприятий, задач, документов, связанных операций, оплат и ролей команды. Перед запуском согласуем статусы, поля и доступы; актуальные условия размещены на общей странице тарифов.